Ambtelijk secretaris klachtencommissie

12 uur
HBO
Dordrecht
€ 3.218 - € 4.263
22 maart 2024

Waar kom je te werken?

Je valt hiërarchisch onder de Raad van Bestuur en ontvangt leiding van de bestuurssecretaris en in voorkomende gevallen functioneel en operationeel leiding van de voorzitter van de klachtencommissie. In de dagelijkse praktijk zal je veel contact hebben met de voorzitter van de klachtencommissie en de twee klachtenfunctionarissen.

Yulius
Yulius is een expertiseorganisatie in de regio Zuidwest-Nederland die zich richt op het bieden van zorg in iedere levensfase van cliënten met complexe psychiatrische problematiek en leerlingen met psychische problemen (cluster 4 onderwijs). Yulius beschikt over ca. 60 locaties in de regio. Hieronder bevinden zich onderwijslocaties, klinieken, werkplaatsen, beschermde woonvormen en kantoren. Er werken ruim 1900 medewerkers bij Yulius in de zorg en het onderwijs. Jaarlijks worden 19.000 cliënten in de zorg behandeld en 1.100 leerlingen begeleid in het Speciaal Basis- en Voortgezet Onderwijs.

Per 1 april 2024 ontstaat een vacature voor de functie van Ambtelijk secretaris klachtencommissie.

Jouw verantwoordelijkheden

Je biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de klachtencommissie. Bij de onafhankelijke klachtencommissie kan een cliënt of leerling, die niet tevreden is over de behandeling en/of begeleiding of een andere probleem heeft (eruit), een klacht indienen.

De Ambtelijk secretaris van de klachtencommissie (wvggz, Wkkgz en klachten over onderwijs):

  • Neemt schriftelijke klachten aan van (vertegenwoordigers van, of namens de ) cliënten of leerlingen. Informeert de cliënt of leerling over de klachtenprocedure;
  • Toetst of de klacht reeds besproken is met direct betrokken medewerkers (en/of de leidinggevende) op de werkvloer;
  • Verwijst (indien gewenst) door naar de patiënten vertrouwenspersoon of de klachtenfunctionaris;
  • Toetst en bespreekt, wanneer een gesprek met de direct betrokken medewerker(s) en/of de leidinggevende niet tot een bevredigende oplossing heeft geleid, of de ondersteuning van een patiëntvertrouwenspersoon (in kader van gedwongen zorg) gewenst is;
  • Organiseert na ontvankelijk verklaring van de klacht op verzoek van cliënt/leerling ter behandeling van de klacht een gesprek met een externe mediator of directe behandeling door de klachtencommissie middels een zitting;
  • Informeert de betrokken medewerkers over de ingediende klacht en de behandelprocedure zitting;
  • Draagt zorgt voor de verzending van de uitspraak en het advies / de aanbeveling van de commissie aan de indiener/klager, de aangeklaagde, de Raad van Bestuur (en Geneesheer Directeur bij Wvggz-klachten) en draagt zorg voor de publicatie van de uitspraak (geanonimiseerd);
  • Draagt zorg voor de volledigheid en de beschikbaarheid van gegevens en documenten;
  • Draagt zorg voor het categoriseren en registratie van inhoud van klachten en bijhouden    van archief. Maakt een verslag van een zitting;
  • Het maken van een jaarlijks jaarverslag van de klachtencommissie, het aanpassen van  klachtenreglementen, het aanleveren van klachtencijfers aan diverse afdelingen binnen Yulius.
Solliciteer direct

Jouw kennis en vaardigheden

Kennis
Je beschikt over hbo werk- en denkniveau, alsmede algemene kennis van de organisatie van de zorg (ggz) en onderwijs en kennis van klachtenafhandeling en daaraan gelieerde wet- en regelgeving.

Vaardigheden

  • De functie wordt binnen kaders en richtlijnen, alsmede geldende wet- en regelgeving, zelfstandig uitgevoerd. De functie vereist het oplossen van (operationele) vraagstukken;
  • Sociale vaardigheden zoals tact, het kunnen luisteren en sensitiviteit zijn vereist bij het aannemen van klachten;
  • Een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid richting cliënten / leerlingen/ medewerkers van Yulius / leden van de klachtencommissie;
  • Notuleren van vergaderingen, verslag maken van de zitting;
  • Je bent ordelijk, hebt begrip voor regels en systematiek;
  • Je kunt omgaan met het ervaren leed van cliënten/leerlingen.

Wat bieden wij

  • Salariëring en rechtspositie zijn conform de cao-GGZ. De functie is ingeschaald op schaal 50/55. Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring;
  • We bieden in eerste instantie een jaarcontract, bij goed functioneren wordt dit omgezet in een vast contract;
  • De zittingen van de klachtencommissie zijn over het algemeen fysiek en vragen fysieke aanwezigheid. De functie kan verder via hybride werken worden ingevuld;
  • Een eindejaarsuitkering en een balansbudget.

Wil je meer weten?
Voor nadere informatie over de functie kun je contact opnemen met Mardy Ann Rechards, ambtelijk secretaris, per telefoonnummer: 06-13905115. Voor de procedure kun je contact opnemen met recruitment@yulius.nl

De vacature wordt gelijktijdig zowel intern als extern uitgezet.

Solliciteer direct

Het sollicitatieproces

Stap 1

Gesolliciteerd? Je ontvangt van ons direct een bevestiging van je sollicitatie. In deze mail vind je ook meer informatie over het sollicitanten portal van Yulius, waar je de voortgang van je sollicitatie kunt volgen. Heb je in de tussentijd vragen? Neem dan gerust contact op met een van onze recruiters.

Stap 2

Als we denken dat we een goede match zijn, nemen we zo spoedig mogelijk contact met je op om een eerste gesprek in te plannen. Je eerste gesprek heb je met de teammanager. Op deze manier krijg je meteen een goed beeld van de locatie, de afdeling en het team waarin je mogelijk komt te werken.

Stap 3

Afhankelijk van de functie volgt een tweede gesprek met bijvoorbeeld een collega uit je nieuwe team. Ben je benieuwd naar de locatie en het team waar je komt te werken? Een (halve) dag meelopen op de afdeling behoort tot de mogelijkheden. We vinden het belangrijk dat er wederzijds een goede match is.

Stap 4

Zijn we allebei enthousiast? Dan ontvang je van ons een passend aanbod. Je kunt je contract online tekenen. We kijken ernaar uit je te verwelkomen als onze nieuwe collega!

Open sollicitatie

Niet gevonden wat je zocht?
We zijn altijd op zoek naar enthousiaste collega's en denken graag met je mee over de mogelijkheden voor jou binnen Yulius.

Neem contact op