Privacyverklaring

Deze privacyverklaring heeft betrekking op het verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten door Yulius. Yulius bestaat juridisch gezien uit 2 rechtspersonen: Stichting Yulius en Stichting Yulius Onderwijs.De contactgegevens van Yulius als verwerkingsverantwoordelijke(n) in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn:

Bezoekadres: Burgemeester de Raadtsingel 93C, 3311 JG Dordrecht
Postadres: Postbus 753, 3300 AT Dordrecht
KvK-nummer Stichting Yulius: 24466362
KvK-nummer Stichting Yulius Onderwijs: 24292563
Telefoon: 088-4050600
E-mail: info@yulius.nl
Website: www.yulius.nl

Inleiding

Yulius verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten en voldoet daarbij aan de eisen van de AVG die op 25 mei 2018 van kracht is geworden.

Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke (levende) persoon, ofwel informatie die direct over jou gaat of naar jou te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld zijn: naam, geboortedatum, adres en ook personeelsnummer, zakelijk e-mailadres of zakelijk telefoonnummer.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met persoonsgegevens. Dit is een heel ruim begrip. Handelingen die hier in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken de door jou verstrekte gegevens voor de volgende doeleinden:

Het leggen en onderhouden van contact;
Het beantwoorden van door jou gestelde vragen of het verstrekken van door jou gevraagde informatie;
Het maken van een selectie van kandidaten om een sollicitatieprocedure mee te starten;
Het doorlopen van een sollicitatieprocedure;
Het voeren van intern beheer;
Het behandelen van jouw eventuele klachten en het oplossen van geschillen;
Het doorlopen van de precontractuele fase met jou en het kunnen aangaan van een (arbeids-) overeenkomst.

Gronden waarop we persoonsgegevens mogen verwerken

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal één rechtsgrond. Deze rechtsgronden zijn:

Toestemming

Door te solliciteren geef je toestemming om je gegevens door ons te laten verwerken in het kader van de sollicitatieprocedure. Je kunt je toestemming altijd intrekken. Nadat je je toestemming hebt ingetrokken, zal er geen verdere verwerking meer plaatsvinden. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Gerechtvaardigd belang

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Yulius of van een derde (bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen dat wij de sollicitatieprocedure op een eerlijke en oprechte manier, zonder discriminatie, hebben vormgegeven). Het gerechtvaardigd belang van Yulius wegen wij af tegen de belangen en grondrechten van jou als sollicitant.

Als wij persoonsgegevens (mede) verwerken op basis van een belangenafweging, dan zullen wij de gerechtvaardigde belangen vermelden.

Noodzaak om gegevens te verstrekken

Het is noodzakelijk dat je bepaalde gegevens aan Yulius verstrekt, bijvoorbeeld voor het deelnemen aan een sollicitatieprocedure of het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te verstrekken. Doe je dat wel, dan kan dat tot gevolg hebben dat je niet wordt toegelaten tot de sollicitatieprocedure.

Bewaartermijnen

Als je solliciteert op een vacature bij Yulius, dan bewaren wij de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, zolang de sollicitatieprocedure loopt en/of er over en weer interesse wordt getoond in het mogelijk aangaan van een arbeidsovereenkomst. Wij zullen jouw persoonsgegevens verwijderen binnen vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Dit is niet van toepassing wanneer je toestemming geeft om je persoonsgegevens langer op te slaan. In dat geval bewaren wij je persoonsgegevens tot maximaal één jaar na toestemming.
In het geval van klachten of geschillen over de sollicitatieprocedure worden je persoonsgegevens bewaard gedurende de behandeling van deze klachten en geschillen. Wanneer vast staat is dat een klacht of geschil is opgelost of geëindigd, dan zullen wij de daarvoor bewaarde persoonsgegevens verwijderen.

Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet aan andere ontvangers verstrekken. Wel worden de gegevens die je via de website werkenbijyulius.nl aanlevert, opgeslagen in ons personeelsinformatiesysteem en daardoor in de EER (Europa). Met de leverancier van dit systeem hebben we afspraken over beveiliging gemaakt (zie hieronder). Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming en geen profilering ten aanzien van jouw persoonsgegevens plaats.

Beveiliging van persoonsgegevens

De beveiliging van persoonsgegevens hebben wij goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij volgen de bestaande normen voor passende informatiebeveiliging: in de zorg NEN 7510, in het onderwijs ISO 27001 en 27002. Wij stellen de maatregelen periodiek bij wanneer dit nodig is. Wij maken ook afspraken over beveiligingsmaatregelen met externe partijen die jouw gegevens voor ons verwerken, zoals softwareleveranciers en datacenters. Deze afspraken worden vastgelegd in ‘verwerkersovereenkomsten’.

Verwerkingsregister

Wij houden een register bij van alle verwerkingen (zoals het opslaan, bewaren of verspreiden) van persoonsgegevens binnen Yulius. Dit register is openbaar en op te vragen bij de Functionaris gegevensbescherming van Yulius (de contactgegevens vind je aan het eind van deze privacyverklaring). Elke rubriek bevat onder meer een korte beschrijving van de gegevens die worden verwerkt, voor welk doel die gegevens zijn verzameld, wat er met de gegevens wordt gedaan en wie verantwoordelijk is voor de verwerking.

Privacyrechten

Op grond van de AVG heb je verschillende individuele rechten waarop je een beroep kunt doen. Het betreft het recht op inzage/kopie, het recht op rectificatie, het recht om persoonsgegevens te laten wissen (het ‘recht om vergeten te worden’), het recht op beperking van de betreffende verwerking, het recht om bezwaar te maken en het recht op overdraagbaarheid van je persoonsgegevens.

Binnen een maand nadat wij een verzoek van jou hebben ontvangen waarbij je een beroep doet op één van deze rechten, zullen wij je informeren. Daarbij zullen we bijvoorbeeld aangeven of aan het verzoek gevolg gegeven is of dat de beoordelings- en reactietermijn van een maand verlengd moet worden. Het uitoefenen van de recht(en) door jou is in beginsel kosteloos. Je kunt je rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen via de hieronder in deze verklaring genoemde contactgegevens.

Privacyreglement Yulius t.a.v. persoonsgegevens

Yulius kent een Privacyreglement t.a.v. persoonsgegevens. Hierin wordt een uitgebreidere beschrijving gegeven van een aantal onderwerpen die in deze privacyverklaring zijn opgenomen. Dit privacyreglement is op te vragen bij de Personeels- en salarisadministratie: psa@yulius.nl.

Vragen?

Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

Jaap van der Kamp, functionaris gegevensbescherming
E-mail: j.vanderkamp@yulius.nl
Telefoon: 06-21700285

Heb je ondanks de zorgvuldige aanpak van Yulius op het gebied van de verwerking en bescherming van persoonsgegevens een klacht hierover, dan heb je op grond van de AVG het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Datum en wijziging van de privacyverklaring

Deze versie van de privacyverklaring is vastgesteld op 1 december 2021.